So bleibt der Kindergartenzuschuss steuerfrei: Voraussetzungen und Hinweise
Ein Zuschuss zum Kindergarten zählt für viele Beschäftigte zu den besonders attraktiven freiwilligen Arbeitgeberleistungen. Damit dieser Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden kann, müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein – sowohl auf Seiten des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers.
Rechtliche Grundlage: Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 33 EStG
Zuschüsse für die Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen sind gemäß § 3 Nr. 33 EStG steuerfrei, sofern folgende Bedingungen eingehalten werden:
- Zusätzlichkeit der Leistung:
Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen. Eine Gehaltsumwandlung (Entgeltumwandlung) ist nicht zulässig (§ 8 Abs. 4 EStG). - Zweckgebundene Verwendung:
Der Zuschuss muss ausschließlich der Betreuung und Unterbringung des Kindes dienen. Eine bloße Betreuung ohne Unterbringung reicht nicht aus. Auch Unterkunft und Verpflegung gehören zur begünstigten Leistung – nicht jedoch Unterricht oder Transportkosten (z. B. Fahrten zwischen Wohnung und Kindergarten, siehe R 3.33 Abs. 2 LStR).
Welche Einrichtungen sind begünstigt?
Die Steuerfreiheit gilt unabhängig davon, ob die Kinderbetreuung in einer betrieblichen oder außerbetrieblichen Einrichtung erfolgt. Als begünstigte Einrichtungen gelten unter anderem:
- Kindergärten und -krippen
- Kindertagesstätten
- Schulkindergärten
- Tagesmütter oder Wochenmütter
- Ganztagspflegestellen
Voraussetzung ist, dass die jeweilige Einrichtung für Betreuung und Unterbringung geeignet ist.
Nur für nicht schulpflichtige Kinder
Ein Kind gilt steuerlich als nicht schulpflichtig, solange es noch nicht eingeschult wurde. Damit können auch in Bundesländern mit späten Einschulungsterminen Zuschüsse im August oder sogar bis Mitte September steuerfrei gezahlt werden – bis zum tatsächlichen Tag der Einschulung (R 3.33 Abs. 3 LStR).
Nachweis- und Dokumentationspflichten
Damit der Zuschuss steuerfrei bleibt, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber einen Nachweis über die tatsächlich gezahlten Kindergartenbeiträge erbringen – mindestens in Höhe des erhaltenen Zuschusses. Der Originalbeleg (z. B. Jahresbescheid des Kindergartens) ist durch den Arbeitgeber gemeinsam mit den Lohnunterlagen aufzubewahren.
Wichtig:
Es dürfen nur die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden. Überzahlungen – also Zuschüsse, die über die tatsächlichen Betreuungskosten hinausgehen – sind steuerpflichtig.
Auch sozialversicherungsfrei
Steuerfreie Kindergartenzuschüsse sind gleichzeitig nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV). Arbeitgeber profitieren somit doppelt: Sie bieten einen attraktiven Benefit – und sparen gleichzeitig Sozialversicherungsbeiträge.
Fazit:
Ein steuerfreier Kindergartenzuschuss ist ein lohnenswerter Anreiz für Mitarbeitende mit kleinen Kindern. Arbeitgeber sollten jedoch auf die Einhaltung aller formalen Anforderungen achten, um den steuer- und sozialversicherungsfreien Vorteil rechtskonform zu gewähren.