Audi BKK ePA – die elektronische Patientenakte

Um Zugang zur Ihrer ePA erhalten zu können, ist eine Registrierung notwendig. Um Ihre Daten bestmöglich zu schützen, wird im Rahmen des Registrierungsprozesses eine Identifizierung durchgeführt. Für die Identifikation bieten wir Ihnen drei Möglichkeiten.

1.  Per App mit Video-Ident 

Video-Ident mit der Nect-App. Das Selfie- oder Robo-Ident der Nect GmbH bietet Ihnen in der Audi BKK ePA App die Möglichkeit, sich ohne Kontakt zu einer "echten" Person zu identifizieren. Sie laden die Nect-App herunter und werden dann dort durch den Prozess geführt. Es werden Aufnahmen Ihres Ausweises gemacht, sowie ein Video von Ihnen bei dem Sie einige Worte aufsagen. Die Aufnahmen und das Video werden schließlich durch Nect ausgewertet und das Ergebnis Ihnen direkt angezeigt.

Die Audi BKK ePA App können Sie hier herunterladen: Apple | Google

3. Persönlich bei der Audi BKK

Vereinbaren Sie einen Termin in Ihrem Service-Center und bringen Sie Ihre eGK sowie Ihren Personalausweis mit. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden Ihnen einen entsprechenden Aktivierungscode für die ePA zur Verfügung stellen.

Sie haben ein Anliegen im Zusammenhang mit der ePA. Bei Fragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an epa.ombudsstelle(at)audibkk.de

Hier finden Sie die Allgemeine Nutzungsbedingungen zur elektronischen Patientenakte:

• Nutzungsbedingungen ePA

Hier finden Sie die Allgemeine Nutzungsbedingungen (IAM) im Rahmen der initialen Einrichtung einer elektronischen Patientenakte:

• Allgemeine Nutzungsbedingungen zur Nutzung des IAM

Hier finden Sie die Einwilligung (IAM) im Rahmen der initialen Einrichtung einer elektronischen Patientenakte:

Einwilligung zur Identifizierung und Authentifizierung

Sie haben ihr Smartphone, auf dem Sie Ihre ePA verwalten verloren und wollen den Zugang sperren.

Bitte benutzen Sie dazu diesen Link.

Damit Sie die ePA-App herunterladen können, muss auf Ihrem Smartphone genügend Speicherplatz vorhanden sein. Außerdem muss das Betriebssystem des Smartphones mit der App kompatibel sein. Entsprechende Hinweise finden Sie direkt in den App-Stores bei den Voraussetzungen für den App-Download.

Sie benötigen ein Android-Smartphone (mindestens Android 8) mit Near Field Communication Funktion (NFC) oder ein iPhone (mindestens 7 und iOS-Version 13). Smartphones mit verändertem Betriebssystem werden nicht unterstützt.

Laden Sie sich die Audi BKK ePA herunter. Öffnen Sie diese und folgen Sie den Anweisungen zur Erstregistrierung. Die App begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Anmeldeprozess.

Geben Sie zuerst Ihre persönlichen Daten ein und stimmen Sie den Nutzungsbedingungen der App und der Einwilligungserklärung für die Verarbeitung Ihrer Daten zu, und nehmen Sie die Hinweise zum Datenschutz zur Kenntnis. Dies ist notwendig, um Ihre persönlichen Daten zu schützen und Ihnen alle zukünftigen Zugriffe zu erleichtern.

Sie benötigen außerdem eine gültige E-Mail-Adresse. Diese müssen Sie während des Anmeldeprozesses aktiv bestätigen, damit sie verifiziert wird. Die E-Mail-Adresse müssen Sie angeben, damit Sie alle Informationen und Aktivitäten rund um Ihre Akte erhalten.

Das 2-Faktor-Verfahren ist ein modernes Sicherheitsverfahren. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Anpassungen von besonders schützenswerten Daten (Adress-, Kontakt- und Bankdaten) nur mit einer sog. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) durchgeführt werden dürfen. Neben Zugangsdaten bestehend aus Benutzernamen und Passwort (Faktor "Wissen") wird auch ein zweiter Faktor "Besitz" gefordert. Dies kann z. B. ein registriertes Smartphone oder Tablet bzw. eine App sein.

Durch die Gerätebindung wird Ihre elektronische Patientenakte mit Ihrem Gerät verbunden. So wird verhindert, dass sich jemand von einem fremden Gerät aus in Ihre elektronische Patientenakte einloggen kann. Die Gerätebindung stellt somit einen weiteren Sicherheitsfaktor zusätzlich zu Ihren persönlichen Zugangsdaten dar. 

Da in der ePA medizinische, also ganz persönliche Daten gespeichert sind, werden hier höchste Datenschutzanforderungen berücksichtigt. Durch die Anmeldeverfahren wird sichergestellt, dass nur man selbst Zugriff auf diese Daten hat, sie einsehen oder verändern oder anderen Lese- und Schreiberechte einräumen kann. Deshalb kommen hier Authentifizierungsverfahren zum Einsatz, die die Nutzung der ePA besonders sicher machen. Das kostet vielleicht etwas mehr Zeit, dient aber dem Schutz der eigenen Daten.

Im Falle des Verlustes des Smartphones, auf dem Sie Ihre ePA verwalten, steht ein Sperrdienst zur Sperrung des ePA-Zugangs zur Verfügung. Über diesen Sperrdienst werden Sperraufträge entsprechend der gematik Spezifikationen entgegengenommen. Der Aufruf erfolgt über einen Link bzw. über eine Webseite, über die Sie nach erfolgreicher Authentisierung einen Sperrauftrag erteilen können. Den Link zum Sperrdienst finden Sie unter www.audibkk.de/epa.

Wir empfehlen die Nutzung auf dem Tablet nicht, da es zu Darstellungsproblemen kommen kann.

Mit der App können Sie folgende Funktionen nutzen:

• Aktenkonto beantragen, aktivieren und schließen
• Einwilligungen erteilen und widerrufen
• Berechtigung für Leistungserbringer vergeben und entziehen
• Liste der Zugriffsberechtigten anzeigen
• Dokument einstellen, suchen, anzeigen, herunterladen und löschen
• Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren
• Geräte hinzufügen, verwalten
• Benachrichtigungsadresse (E-Mail) ändern
• Protokolle einsehen

Sie können verschiedene Dokumente hochladen, zum Beispiel:

• Befunde
• Diagnosen
• Therapiemaßnahmen
• Behandlungsberichte
• Röntgenbilder
• Laborwerte
• Impfausweis
• Mutterschaftspass

Die ePA ist für alle Versicherten der Audi BKK kostenfrei.

Wenn Sie bei der Audi BKK versichert sind, haben Sie Anspruch auf die ePA. Dies ist unabhängig davon, in welchem Versicherungsverhältnis Sie stehen, Selbstversicherte, Freiwillig Versicherte und auch Familienversicherte können die ePA beantragen.

Es gibt keine Altersgrenze für die ePA. Haben Sie zum Beispiel Kinder, können Sie für diese auch schon eine ePA anlegen.

Der Anbieter der Akte, die Audi BKK ist für die Datenverarbeitung verantwortlich. Wenn weitere Unternehmen für den Betrieb mit eingebunden sind, so handeln Sie im Auftrag des Anbieters, der die Verantwortung trägt. Weder der Anbieter, noch der Betreiber können die Inhalte der Akte lesen.

Gesundheitsdokumente werden so lange in der ePA gespeichert, wie es der Nutzer/die Nutzerin erlaubt. Sie werden komplett gelöscht, wenn auch die ePA gelöscht wird.

Sowohl einzelne Daten als auch die komplette ePA können jederzeit gelöscht werden.

Niemand außer Ihnen und denjenigen, denen Sie dazu eine Berechtigung erteilt haben. Weder der Anbieter (Audi BKK) noch der Betreiber (Bitmarck Vertriebs- und Projekt GmbH) haben Zugriff auf die Inhalte.

Alles in Ihrer ePA passiert nur durch Sie oder indem Sie etwas einfordern oder einwilligen. Wenn Sie beispielsweise beim Arzt sind und es ein wichtiges Dokument gibt, das in Ihre Akte geladen werden könnte, erfolgt das immer in Absprache mit Ihnen.

Die ePA besteht zum Start 2021 aus zwei Dokumentenbereichen: Dokumente des Versicherten und Dokumente von Ärzten. Der Zugriffsberechtigung kann auf beide oder nur einen dieser Dokumentenbereiche vergeben werden.

Ab dem Jahr 2022 kann die Zugriffsberechtigung dokumentenspezifisch erfolgen, so dass Sie konkret festlegen können, welcher Arzt welches Dokument oder Gruppe von Dokumenten einsehen kann.

Das entscheiden Sie allein. Sie haben die freie Wahl der Laufzeit.

Ja. Die Dokumenteninhalte sind so verschlüsselt, dass niemand außer Ihnen und denen, die Sie dazu berechtigt haben, die Inhalte lesen können. Zu jedem Dokument gehören auch Metadaten, die zur Dokumentensuche verwendet werden. Diese werden für die Suche nach Dokumenten serverseitig in einem eigens geschützten Bereich entschlüsselt, solange ein Benutzer an der ePA angemeldet ist.

In Ihrer ePA können Sie jederzeit eigenständig Dokumente speichern und verwalten.

Ärzte, Apotheken und Krankenhäuser sowie Psychotherapeuten und Zahnärzte, die von Ihnen Zugriffsrechte bekommen haben, dürfen ebenfalls Dokumente in Ihrer ePA speichern.

Wenn Sie einem Arzt keinen Zugang erlauben oder ihm den Zugang widerrufen haben, kann er keine Dokumente in der ePA speichern.

Sie entscheiden zuerst, ob Ihre Hausarzt-, Facharzt- oder Zahnarztpraxis oder Ihr Krankenhaus Zugang zu Ihrer ePA haben darf. Wenn Sie etwa Ihrem Hausarzt Zugang zu Ihrer ePA geben möchten, erteilen Sie seiner Praxis die Zugriffsrechte.

Außerdem entscheiden Sie für jede Praxis, Krankenhaus oder Apotheke, wie lange der Zugang zu Ihrer ePA möglich ist.

Ihr Arzt bzw. Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) kann in Ihrer ePA alle Dokumente speichern, die für Ihre Behandlung relevant sind. Diese Dokumente können u.a. sein:

• hr Medikationsplan: Er listet Ihre Medikamente, sofern Sie mind. drei verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnehmen;
• Ihr Notfalldatensatz: Er beinhaltet medizinische Daten wie Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamente, die für die Notfallversorgung relevant sind. Er kann auch darauf hinweisen, ob und wo Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen Organ- und Gewebespendeerklärungen vorhanden sind;
• Ihre Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen;
• Elektronische Arztbriefe (eArztbriefe): Sie halten wichtige Informationen fest, die Ihr Arzt mit Ihren anderen behandelnden Ärzten z.B. im Rahmen einer Überweisung teilen möchte.

Ihre Audi BKK kann aktuell keine Dokumente in Ihrer ePA speichern.

Ab 2022 ist es geplant, dass Krankenkassen Ihre Abrechnungsdaten in die ePA laden kann. Dieses wird nur nach Ihrer expliziten Einwilligung erfolgen. Krankenkassen werden jedoch die Unterlagen in Ihrer ePA weiterhin nicht lesen können.

Ja. Sämtliche Aktivitäten in Ihrer ePA werden protokolliert und können von Ihnen ab der Aktivität bis drei Jahre darauf eingesehen werden.

Mit wenigen Mitteln lässt sich die Sicherheit Ihres Smartphones deutlich erhöhen:

• Laden Sie immer das neueste Update aus dem offiziellen Store herunter
• Achten Sie auf Ihr Smartphone und lassen es nicht unbeaufsichtigt liegen
• Verwenden Sie Sperrbildschirme mit kurzen Inaktivitätsphasen
• Verwenden Sie biometrische Entsperrungen oder ein komplexes Passwort

Jeder Datenverarbeitungsschritt in einer Akte wird innerhalb der geschützten Rechenzentren in einem nochmals abgesicherten Bereich, der sog. Vertrauenswürdigen Ausführungsumgebung (VAU) ausgeführt. So werden Angriffe abgewehrt, die Verarbeitung der Daten jeweils nur einer Akte sichergestellt und der Zugriff auf personenbezogene medizinische Daten ausgeschlossen.

Die ePA wird auf Basis konkreter und nachprüfbarer Vorgaben umgesetzt. Diese Vorgaben wurden von der gematik GmbH im gesetzlichen Auftrag spezifiziert und in Zusammenarbeit mit den Spitzenorganisationen des deutschen Gesundheitswesens abgestimmt. Bevor ein Anbieter eine Akte anbieten darf, muss ein umfangreicher Zertifizierungsprozess durchlaufen werden. Erst nach erfolgreichem Abschluss der Begutachtung darf die Akte angeboten werden. Das ist kein einmaliger Vorgang, sondern muss bei jeder sicherheitsrelevanten Veränderung wiederholt werden.

Ja. Nach maximal 20 Minuten Inaktivität werden Sie automatisch aus der ePA ausgeloggt. Bei sicherheitsrelevanten Eingaben (z.B. der PIN) oder bei der Registrierung ist der Zeitraum nur halb so groß.

Ja. Wenn sie die rechtliche Vertretungsvollmacht gegenüber der Audi BKK nachgewiesen haben und über die elektronische Gesundheitskarte des zu Vertretenden verfügen, können sie die ePA in dessen Namen anlegen und führen. Der Vertreter hat in diesem Fall die gleichen Rechte wie der Akteninhaber.

Das wird ab dem 1.1.2022 möglich sein. Der Vertreter muss ebenfalls gesetzlich versichert sein und auf eine ePA-App zugreifen können. Er oder sie muss aber nicht bei der gleichen gesetzlichen Krankenkasse versichert sein. Der Vertreter ist frei wählbar und nicht mit einem gesetzlichen Vertreter zu verwechseln. Er kann, wie der Akteninhaber, Dokumente in der ePA verwalten, Zugriffsberechtigungen erteilen (außer einen weiteren Vertreter einrichten) und eine Protokolleinsicht vornehmen.

Keine. Im Gegensatz zur Sozialdatenverarbeitung, die wegen einer konkreten Zweckbestimmung (u.a. Abrechnung der in Anspruch genommenen Leistungen) eindeutigen Speicher- und Löschfristen von 4-6 Jahren, je nach Leistungsbereich, unterliegt, gehören die Daten in der ePA Ihnen persönlich und können ein Leben lang gespeichert werden.

Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz der ePA ist der Datenschutzbeauftragte der Audi BKK. Kontaktdaten finden Sie unter www.audibkk.de/datenschutz sowie in der Datenschutzerklärung zur ePA.

Ein Arzt hat erst dann einen Zugriff und somit ein gleichzeitiges Lese-und Schreibrecht, wenn die Praxis von Ihnen für den Zugriff berechtigt worden ist. Jedes für einen Zugriff freigegebene Dokument muss zum Lesen aus der ePA heruntergeladen werden. Dann kann es mit der passenden Anwendung (z.B. PDF-Reader) gelesen und gespeichert werden. Insbesondere wenn diese Information der Diagnostik dient oder Therapieempfehlungen ausgesprochen werden, wird der Arzt als Dokumentationsnachweis das Dokument auch in seinem Praxisverwaltungssystem speichern.

Wenn Sie einem Arzt den Zugriff auf Ihre Versichertendokumente geben und dieser feststellt, dass ein Versichertendokument, z. B. für die weitere Behandlung durch andere Ärzte relevant ist, dann kann der Arzt dieses Dokument so umschlüsseln, dass auch Ärzte, denen Sie ausschließlich für Arztdokumente einen Zugriff gegeben haben, es lesen können, obwohl es im Bereich Ihrer Versichertendokumente liegt. Diese umgeschlüsselten Dokumente werden als leistungserbringerrelevante (-äquivalente) Dokumente (LEÄ) bezeichnet. Die weiterbehandelnden Ärzte, denen Sie nur einen Zugriff auf die Arztdokumente gegeben haben, können nur auf die umgeschlüsselten Dokumente aus Ihrem Versichertenbereich zugreifen, alle anderen Dokumente in diesem Bereich sind nicht lesbar, außer Sie erteilen dazu einen expliziten Zugriff. Diese Regelung gilt nur für das Jahr 2021.

Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) kann keine Informationen innerhalb eines Dokumentes, welches Sie hochgeladen haben, ändern. Ihr Arzt kann jedoch ein Dokument in Absprache mit Ihnen aus der ePA wieder löschen.

Dokumente, die Sie selbst einstellen, werden automatisch als Eigendokumente klassifiziert. So können sie von Dokumenten, die von Ärzten oder Leistungserbringern hochgeladen werden, unterschieden werden. Sofern Sie entschieden haben, dass Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer Ihre selber eingestellten Dokumente sehen darf, kann er die Klassifizierung eines Dokumentes ändern. Das macht er, wenn er die medizinische Relevanz des Dokumentes erkannt hat.

Ja. Nach Rücksprache mit Ihnen kann Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus), der Sie behandelt, ein Dokument aus Ihrer ePA löschen. Das kann er z.B. tun, wenn ein Dokument nicht mehr aktuell ist und durch eine aktuellere Version ersetzt werden soll.

Ja. Sie entscheiden, welche Daten Sie in der ePA speichern und teilen. Sie können jederzeit Dokumente aus Ihrer ePA löschen. Damit Ihr Arzt oder Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) Sie optimal behandeln kann, sollten Sie mit Ihrem Arzt konkret besprechen, welche Daten für die Weiterbehandlung relevant sind.

Sie können Ihre Gesundheitsdokumente lebenslang in der ePA speichern, denn Ihre ePA steht Ihnen lebenslang zur Verfügung. Sie können jedoch jederzeit Dokumente löschen.

Bedingungslos können Sie die Löschung Ihrer ePA bei Ihrer Krankenkasse anfordern. Dies führt zur endgültigen Löschung Ihrer ePA-Dokumente. Vor der Schließung wird es Ihnen empfohlen, Ihre darin enthaltenen Unterlagen, in einem anderen sicheren Ort zu speichern.

Sie können in die ePA alle gängigen Formate hochladen: PDF, JPG, TIFF, TXT, RTF, DOCX, XLSX, ODT, ODS, XML, HL7 CDA/R2 XML.

Sie können jederzeit Ihre Gesundheitsdokumente aus Ihrer Audi BKK ePA-App herunterladen. Achten Sie jedoch darauf, dass die heruntergeladenen Dokumente in einem anderen sicheren digitalen Ordner auf Ihrem Gerät gespeichert werden.

Wenn Sie Ihrem Arzt bzw. Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) Dokumente zur Verfügung stellen wollen, geben Sie ihm Zugriffsrechte auf Ihre ePA.

Wenn Sie z.B. Ihrem Arzt nur für die Sprechstunde den Zugang erteilen möchten, so begrenzen Sie die Zugriffsdauer auf 1 Tag. Wenn Sie aber möchten, dass Ihr Arzt über einen längeren Zeitraum Zugang zu Ihrer ePA hat, legen Sie eine längere Zugriffsdauer fest. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Ihre Behandlung über mehrere Monate dauert und Ihre Gesundheitsinformationen regelmäßig geprüft und aktualisiert werden müssen.

Wenn Sie Dokumente in Ihre ePA einstellen, werden diese automatisch in Ihrem Patientenordner gespeichert. Um diese Dokumente zu sehen, braucht also Ihr Arzt auch Zugang zu Ihrem Patientenordner. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.B. neue Laborergebnisse oder Befunde aus vorherigen Untersuchungen hochgeladen haben und Ihrem Arzt zur Verfügung stellen wollen.

Vergebene Zugriffsrechte können Sie jederzeit widerrufen.

Ja. Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) kann ein Dokument aus Ihrer ePA herunterladen, sofern Sie ihm Zugriffsrechte gegeben haben. Dieses Dokument ist dann zusätzlich im System Ihres Arztes bzw. Leistungserbringers lokal gespeichert. Wenn Sie das Dokument im Nachhinein in Ihrer ePA löschen, dann wird es dennoch in der lokalen Karteikarte bei Ihrem Arzt vorhanden sein.

Sie können sich eine elektronische Patientenakte auch einrichten, ohne die App zu nutzen. Allerdings haben Sie ohne App nicht die Möglichkeit, Ihre elektronische Patientenakte zuhause einzusehen oder Zusatzfunktionen zu nutzen.

Um sich eine elektronische Patientenakte ohne App einzurichten zu lassen, kontaktieren Sie uns. Wir legen die elektronische Patientenakte für Sie an und senden Ihnen eine PIN für Ihre Gesundheitskarte zu. Mit der Gesundheitskarte und der PIN können Sie dann beim Arztbesuch Ihren Arzt dazu berechtigen, die elektronische Patientenakte einzusehen oder Dokumente hinzuzufügen. 

Ihr Arzt hat übrigens nicht die Möglichkeit, eine elektronische Patientenakte eigenständig für Sie anzulegen.

Es wird niemand diskriminiert. Auch Versicherte ohne Smartphone können eine ePA nutzen. Wenden Sie sich dazu an uns. Sie erhalten eine Teilnahmeerklärung mit den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung. Wenn die unterschrieben bei der Audi BKK vorliegen, wird eine ePA für Sie eingerichtet. Beim nächsten Arztbesuch können Sie in der Praxis Ihre ePA nutzen und der Arzt kann das gewünschte Dokument in Ihre Akte hochladen. Notwendig hierfür sind Ihre bisherige elektronische Gesundheitskarte (eGK) und eine persönliche PIN von Ihrer Krankenkasse. Diese nutzen Sie, um selbstständig am Kartenterminal in der Praxis die Zugriffsberechtigung zu erteilen.

Damit Sie die Audi BKK ePA nutzen können, müssen Sie bei der Audi BKK versichert sein.

Nein, die Nutzung der ePA ist freiwillig.

Da wir die ePA nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch einrichten, müssen Sie nichts weiter tun.

Die ePA läuft unbegrenzt und ist als lebenslange Akte ausgelegt, sofern sie nicht Ihnen gekündigt wird.

Ja, da es ein freiwilliges Angebot ist, haben Sie jederzeit das Recht zur Kündigung. Sie können Ihre Kündigung auch widerrufen.

Übrigens: Wenn Sie Ihre Einwilligung in die Nutzungsbedingungen widerrufen, werden Ihre Daten sofort gelöscht. Hier entfällt die Kündigungsfrist.

Ab dem 01.01.2022 können Sie beim Kassenwechsel die Daten Ihrer ePA exportieren lassen und zum neuen Anbieter der Akte mitnehmen. Im Jahr 2021 steht diese Funktion leider noch nicht zur Verfügung.

Sie müssen im Registrierungsprozess für die ePA den Nutzungsbedingungen und der Einwilligungserklärung für die Verarbeitung Ihrer Daten zustimmen.

Für eine ePA-Nutzung ohne Smartphone oder Tablet müssen Sie eine unterzeichnete Einwilligungserklärung zur Nutzung der ePA und zur Datenverarbeitung an die Audi BKK senden.