Was Sie beachten müssen bei der Korrektur der Entgeltabrechnung
Steuern und Sozialversicherungsbeiträge werden bei der Entgeltabrechnung vom Arbeitgeber einbehalten. Die Lohnsteuer wird anschließend an das zuständige Finanzamt überwiesen. Der von den Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu tragende Anteil an der Sozialversicherung wird an die jeweilige Krankenkasse gezahlt. Fällt eine nachträgliche Korrektur an, gibt es für diese Parteien verschiedene Vorschriften zu befolgen.
Im steuerlichen Bereich gilt die Regel, dass eine Berichtigung der Lohnsteuerbescheinigung nach ihrer Ausstellung nicht rechtmäßig ist. Zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres muss der Arbeitgeber die elektronische Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt übermitteln. Bis zum letzten Tag im Februar hat der Arbeitgeber für die Übermittlung Zeit.
Erlaubt ist es jedoch, bei der nächsten Lohnzahlung noch nicht eingezogene Lohnsteuer im Nachhinein einzubehalten. Ist eine Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung bereits erfolgt, ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber in der Regel nicht mehr möglich. Sofern die Lohnsteuer nachträglich nicht einbehalten werden kann, ist dies dem Betriebsstättenfinanzamt unmittelbar zu melden. Dabei handelt es sich um die sogenannte haftungsbefreiende Anzeige im Sinne des § 41c Absatz 4 EStG), welche es dem Finanzamt ermöglicht, die fehlende Lohnsteuer vom Arbeitnehmenden nachträglich einzufordern. Im umgekehrten Fall, bei zu viel einbehaltener Lohnsteuer, kann mit der Einkommensteuerveranlagung der ausstehende Betrag eingefordert werden. Auch für Arbeitgeber gilt es, fehlende Sozialversicherungsbeiträge (den Arbeitgeber- sowie den Arbeitnehmeranteil) im Nachgang zu entrichten. Nachgeholt darf dies bei einem ausgebliebenen Beitragsabzug der Arbeitnehmeranteile nur innerhalb der folgenden drei Entgeltrechnungen werden.
Beispielhaft kann das an einem Firmenfahrzeug, das privat genutzt werden darf und bei der Entgeltabrechnung mit 350 Euro monatlich veranschlagt wird, veranschaulicht werden. Wird bei einer Überprüfung festgestellt, dass aufgrund eines Fahrzeugwechsels im Vorjahr statt 350 nun 450 Euro als geldwerter Vorteil anzugeben sind, so müssen nach lohnsteuerlicher Betrachtung die Entgeltrechnungen ab dem Jahreswechsel berichtigt werden. Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die entstandene höhere Lohnsteuer vom Arbeitslohn einbehält.
Die bereits an das Finanzamt übermittelte Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr ist folglich in Hinsicht auf die steuerlichen Einkünfte des Arbeitnehmenden zu korrigieren und dem Finanzamt erneut zuzustellen. Zu beachten ist dabei, dass der Lohnsteuerabzug nicht korrigiert werden darf. Ersatzweise wird der ausgebliebene Lohnsteuerabzug für das Vorjahr dem Finanzamt durch eine haftungsbefreiende Anzeige mitgeteilt.
Die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge sind ab dem Monat in dem der Fahrzeugwechsel stattfand zu korrigieren. Anzumerken dabei ist jedoch, dass zwar die Entgeltrechnungen aller Monate berichtigt werden, jedoch nur für die vorangegangenen drei Monate der unterbliebene Beitragsabzug nachgeholt werden darf. Für die vorherigen Monate übernimmt der Arbeitgeber neben den Arbeitgeberanteilen auch die Arbeitnehmeranteile an den Beiträgen zur Sozialversicherung.
Quelle: Haufe